Політика конфіденційності

Володільцем персональних даних, які обробляються через платформу Roka, є компанія-замовник (роботодавець), що використовує сервіс для підбору персоналу. Roka виступає обробником (processor) персональних даних від імені та за дорученням роботодавця.

• Дані користувачів системи (HR-директор, заступник, менеджер з підбору, регіональний директор, директор магазину, спостерігач): імʼя, корпоративна електронна адреса, роль, регіон/локація.
• Дані кандидатів: імʼя, телефон (нормалізований до E.164), електронна адреса, вік, місто, файли резюме, джерело (Work.ua, реферал тощо), історія заявок та інтервʼю, теги, нотатки рекрутера.
• Технічні дані: IP-адреса, тип браузера, метадані подій автентифікації та адміністрування (журнал активності).

• забезпечення процесу підбору персоналу для роботодавця;
• організація погоджень заявок на персонал та комунікації між ролями;
• планування та проведення інтервʼю, збір feedback;
• статистика і звіти роботодавця (агреговані метрики найму);
• захист сервісу від зловживань, протоколювання дій з безпеки.

• Виконання договору з роботодавцем (надання послуг ATS);
• Згода кандидата на обробку даних з метою працевлаштування (надається на сайті відгуку або при ручному додаванні рекрутером);
• Законні інтереси роботодавця у веденні бази кандидатів та захисті від шахрайства (чорний список з обовʼязковою причиною).

Ми передаємо персональні дані лише субпідрядникам, які забезпечують роботу платформи: хостинг (Vercel, Supabase, Cloudflare R2 для зберігання файлів), транзакційна пошта (Postmark). З усіма субпідрядниками укладено договори обробки даних (DPA). Дані кандидатів не передаються маркетинговим партнерам або іншим роботодавцям.

Дані зберігаються у дата-центрах ЄС (регіон eu-west). Резервні копії бази даних робляться щодня з зберіганням 30 днів.

• Дані кандидатів — протягом активного процесу підбору + до 12 місяців після закриття останньої заявки, після чого анонімізуються (GDPR right to be forgotten);
• Файли резюме — до 24 місяців з моменту останнього використання;
• Журнал активності адміністраторів — 24 місяці;
• Дані співробітників-користувачів системи — до моменту видалення облікового запису роботодавцем.

Кандидати та користувачі системи мають право:

• отримати інформацію про обробку своїх даних;
• вимагати уточнення чи виправлення даних;
• вимагати видалення (право на забуття);
• обмежити обробку або заперечити проти неї;
• отримати копію даних у машинозчитуваному форматі (data portability);
• відкликати раніше надану згоду.

Запити надсилаються на електронну адресу: privacy@roka.team. Ми відповідаємо протягом 30 днів. Якщо ви вважаєте, що ваші права порушено, ви маєте право подати скаргу до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини.

Дані передаються лише через HTTPS. Паролі зберігаються у вигляді хешів (argon2id). Доступ до даних кандидатів обмежений ролями та регіоном/локацією згідно з організаційною ієрархією роботодавця. Усі дії адміністраторів логуються.

Платформа використовує лише функціональні cookies, необхідні для роботи сесії автентифікації. Аналітичні та маркетингові cookies не встановлюються. Деталі — див. розділ про cookies в Умовах використання.

Ми можемо оновлювати цю Політику. Суттєві зміни доводяться до відома користувачів у системі за щонайменше 14 днів до набуття чинності.

Питання щодо обробки персональних даних: privacy@roka.team.