Політика конфіденційності

Володільцем персональних даних, які обробляються через платформу Roka, є компанія-замовник (роботодавець), що використовує сервіс для підбору персоналу. Roka виступає обробником (processor) персональних даних від імені та за дорученням роботодавця.

• Дані користувачів системи (HR-директор, заступник, менеджер з підбору, регіональний директор, директор магазину, спостерігач): імʼя, корпоративна електронна адреса, роль, регіон/локація.
• Дані кандидатів: імʼя, телефон (нормалізований до E.164), електронна адреса, вік, місто, файли резюме, джерело (Work.ua, реферал тощо), історія заявок та інтервʼю, теги, нотатки рекрутера.
• Технічні дані: IP-адреса, тип браузера, метадані подій автентифікації та адміністрування (журнал активності).

• забезпечення процесу підбору персоналу для роботодавця;
• організація погоджень заявок на персонал та комунікації між ролями;
• планування та проведення інтервʼю, збір feedback;
• статистика і звіти роботодавця (агреговані метрики найму);
• захист сервісу від зловживань, протоколювання дій з безпеки.

• Виконання договору з роботодавцем (надання послуг ATS);
• Згода кандидата на обробку даних з метою працевлаштування (надається на сайті відгуку або при ручному додаванні рекрутером);
• Законні інтереси роботодавця у веденні бази кандидатів та захисті від шахрайства (чорний список з обовʼязковою причиною).

Ми передаємо персональні дані лише субпідрядникам, які забезпечують роботу платформи: хостинг застосунку (Vercel), база даних (Supabase), зберігання файлів (Cloudflare R2), фонова обробка листів і черги (Railway), транзакційна пошта (Postmark). Кожен із них обробляє дані виключно за нашими вказівками і в обсязі, потрібному для його функції. Дані кандидатів не передаються маркетинговим партнерам або іншим роботодавцям.

Окремо зазначаємо Anthropic (Claude API): за запитом рекрутера сервіс використовує мовну модель для двох допоміжних задач — складання чернетки тексту оголошення та розпізнавання полів із файлу резюме (ПІБ, телефон, email, місто, посада). У другому випадку до Anthropic передається текст резюме кандидата. Постачальник не навчає моделі на цих даних. Обидві функції є допоміжними: вони заповнюють поля і пишуть текст, але не оцінюють і не ранжують кандидатів — рішення щодо людини завжди ухвалює рекрутер.

Для роботи з Work.ua ми надаємо розширення браузера. Воно є частиною сервісу і підпорядковується цій Політиці.

• Де працює: лише на сторінках work.ua. На інших сайтах розширення не активується і жодних даних не читає.
• Коли читає дані: лише в момент, коли рекрутер натискає кнопку збереження. Фонового збору даних немає.
• Які дані: ті, що видимі рекрутеру на сторінці кандидата — ПІБ, телефон, місто, email, посада, посилання на резюме. Додатково — адреса опублікованої вакансії, щоб звʼязати її з вакансією в Roka.
• Куди надсилає: виключно на сервер Roka того роботодавця, до акаунта якого привʼязане розширення. Інших отримувачів немає.
• Що зберігає локально: одноразовий код привʼязки до акаунта, адресу сервера та ідентифікатор компанії. Дані кандидатів у розширенні не зберігаються.

Зібрані дані використовуються лише для підбору персоналу роботодавцем. Вони не продаються, не передаються третім сторонам і не використовуються для реклами, профілювання чи будь-яких цілей, не повʼязаних із наймом.

Дані зберігаються у дата-центрах ЄС (регіон eu-west). Резервні копії бази даних робляться щодня з зберіганням 30 днів.

• Дані кандидатів — протягом активного процесу підбору + до 12 місяців після закриття останньої заявки, після чого анонімізуються (GDPR right to be forgotten);
• Файли резюме — до 24 місяців з моменту останнього використання;
• Журнал активності адміністраторів — 24 місяці;
• Дані співробітників-користувачів системи — до моменту видалення облікового запису роботодавцем.

Кандидати та користувачі системи мають право:

• отримати інформацію про обробку своїх даних;
• вимагати уточнення чи виправлення даних;
• вимагати видалення (право на забуття);
• обмежити обробку або заперечити проти неї;
• отримати копію даних у машинозчитуваному форматі (data portability);
• відкликати раніше надану згоду.

Запити надсилаються на електронну адресу: privacy@roka.team. Ми відповідаємо протягом 30 днів. Якщо ви вважаєте, що ваші права порушено, ви маєте право подати скаргу до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини.

Дані передаються лише через HTTPS. Паролі зберігаються у вигляді хешів (argon2id). Доступ до даних кандидатів обмежений ролями та регіоном/локацією згідно з організаційною ієрархією роботодавця. Усі дії адміністраторів логуються.

Платформа використовує лише функціональні cookies, необхідні для роботи сесії автентифікації. Аналітичні та маркетингові cookies не встановлюються. Деталі — див. розділ про cookies в Умовах використання.

Ми можемо оновлювати цю Політику. Суттєві зміни доводяться до відома користувачів у системі за щонайменше 14 днів до набуття чинності.

Питання щодо обробки персональних даних: privacy@roka.team.